早在上個月，新冠肺炎台灣確診維持在 30 幾人的時候，公司管理階層就發起了討論，「要提早開始準備之後可能全公司要 remote，要有哪些配套了」。
當時我還只是看看就過，心想台灣也不是這麼嚴重，加上新創公司本來就有給員工一定程度的遠端工作自由運用，同事們也都很熟悉遠端，不用特別做什麼準備吧。
直到本週一（0316），週一的會議通常都比較多，整天開了兩三個會議，到下午聽到同事們在討論，相關有往來的客戶的客戶中，出現了確診案例。這個不算大的震撼彈，加上日益嚴峻的疫情新聞，公司很快速的決定從明天開始，整個公司進入遠端狀態，分成兩個階段進行：

    本週預設除了一些無法避免的會議需要線下進行外，其餘會議改線上舉辦。
    下週開始，預設全公司遠端，沒有必要就請大家待在家裡工作。

    這麼一公佈，就衍生了一些問題需要被解決：

    有些同事的工作需要用到桌電，家裡未必有這樣的裝置
    本週還有一些面試要進行，怎麼辦
    未來還有許多年度會議、策略會議，動輒百人要參加，有適合的線上工具嗎
    時間一長，同事之間會不會產生社群疏離感，要怎麼彌補呢
    有些同事因為一些原因無法在家工作，如果需要在外面（咖啡廳之類），衍生額外花費怎麼辦呢？

為此幾個主管迅速的討論過後，生出了一份遠端政策說明，列舉幾個分享：
遠端準備

    若有同事需要搬公司的電腦等設備回家，可以直接叫計程車再報帳
    若有同事產生額外的衍生花費，可以個案討論，原則上公司會盡可能幫助你
    面試可以跟面試者溝通改線上會議
    公司會開始測試一些網路開會的工具，再回報給大家（結論：Google Meet 目前用起來最不卡）
    提醒：在外工作不要使用公開 Wi-Fi，以免造成資安問題（這點我覺得好重要呀）

    有了這些配套，遠端就可以一切順利了嗎？其實還有一些注意事項，是我這幾天真正遠端了之後，才感受到他們的重要性。

遠端會議需注意

    可以的話，開個視訊吧：

這個真的是非常出乎我意料，發現有看到人的臉真的有差，第一是會逼自己專心於會議中，不知道為什麼，如果光是聽聲音沒有東西看，我很自然就會想找個東西看，好一點會看會議相關文件，不好的就會開啟新視窗，fb、新聞⋯⋯
第二是彼此之間溝通彷彿更順暢了，我自己線上會議一直有個困擾，就是不知道自己什麼時候開口比較好？很怕會打斷別人，進而不自覺減少說話。另外因為能聽到的只有呼吸聲，有時候也會擔心不知道自己講的對不對。但看得到臉的話，起碼可以多一點資訊判斷了。

    與會人中有超過 2/3 為遠端，就全部採遠端：

這個是同事提供的資訊，聽說有什麼研究指出，但我以個人的經驗來說，確實也是如此。假如整個會議有 12 個人參加，有 8 個人遠端，4 個人聚在一起，通常這 4 個人就會想說，那我們都見面了，就一起找個會議室，用一台電腦螢幕跟另外 8 個人開會。
但其實這樣更沒效率，因為兩方的資訊量差異滿大，聚在一起的 4 個人可以比較快接收彼此的資訊，就會造成跟另外 8 個人之間的溝通落差，而且一次看 8 個小框框，也不利於溝通，所以最好是那 4 個人也回到位子上一起遠端，更有效率。

    兩個人也可以開會，複雜的事情無法當面，也能親口

有些同事會認為，會議就是要多少人以上才需要的，我只是跟單一個同事溝通，我們可以用文字就好。但其實，只要涉及比較複雜，需要描述性、一來一往討論的問題，都鼓勵大家使用網路電話，見不到面也能親口討論，加快效率。
回報機制的建立
遠端最大的問題就是，你想找你的同事，但你不知道他開工了沒、暫離去了哪裡、多久會回來。而我們解決這件事的方式是：

    在各自的群組喊聲，「開工了」、「中離」、「回來」、「收工」

我們公司裡各個部門、子部門、小組，都有各自的必利吉工作群組，我們約定好每天就在上面喊開工，如果中間要離開超過 30min，例如午休，就在喊聲底下更新狀態，收工也要喊，如此一來不只可以方便主管追蹤，也能夠讓同事知道你的去向。

    在狀態列表註明，「去吃個午餐 1330 回來」、「會議中」、「閉關 1hr 寫 code ，1500 回」

由於群組喊聲可能只有該組看得到，雖然這邊已經預設所有跟你最密切相關的夥伴都可以被同步到，但難免有時候會有別組的夥伴想要找你，此時也可以善用更改名字旁邊的狀態列，放上你現在的狀態，是去吃午餐了，還是開會中。
P.S 我們公司使用的溝通工具是 Slack

    約定一個「共同在線時間」

這個我覺得真的很有效，由於遠端工作，大家的工作時間比較不一樣，也會因應不同的狀況，但我們訂定了一個預設所有人都會在線的時間，夥伴們會預設在這個時間內，應該要可以找得到你，盡量讓整間公司的上班節奏達到某種程度的一致。
例如我們都預設每天的 14-18 是在線時間，那麼如果你這段時間會不在，就要盡可能的讓所有人知道，例如到全公司的共同群組喊聲。相反的，如果你想要找人，也可以盡量在這個時間找，因為比較容易找得到以外，如果你找不到他，你很有理由責怪他。
 
防患未然，直面風險
這次的疫情除了考驗著各個公司的應變能力，其實也考驗著公司原本的體制與持久液基礎建設。
我的公司反應與應對的很迅速，可能沒有多少公司目前已經開始全體遠端了，也可能有些人會覺得「沒那麼嚴重吧」，但在這個仍有餘裕的時刻著手進行，當作多一些演習，比起之後不得不遠端可能要面臨的混亂好多了吧。
遠端工作我覺得是必然會需要的技能，而如果你的公司還沒開始建立遠端政策，不妨想想：

    有良好的硬體設備嗎？電腦可以搬回家嗎？家裡網路速度夠嗎？
    有良好的溝通機制嗎？線上會議、對外會議、回報機制，都建立好了嗎？試用過了嗎？
    有良好的工作默契嗎？預設上班時間是幾點？如果找不到人怎麼辦？
    有相關的補助嗎？如果有同事無法長時間遠端，或是遠端很影響工作效率，公司想好怎麼幫助他們了嗎？