来看看什么叫完美外贸报价单

无论是主动开发客户，还是被动地等待客户找上门，最重要的都是客户询问价格和产品详细信息这个阶段，即我们常说的inquiry(询盘)。从这一阶段开始，才真正进入了外贸谈判的实质性阶段。那么如何报告报价呢？

一般来说，有两种方法。一个是在邮件正文中直接显示价格和相关参数，另一个是做一份报价单。

报价单说起来容易，做起来难。因为要清楚明白地表达产品相关信息,突出卖点，抓住对方的视线，还要注意各种细节，避免出现低级错误。不仅要让顾客尽可能得到完整的信息，还要让顾客认为我们有在努力做好这件事。仔细，认真，总是没有错的。

只有做好准备工作，全面考虑问题，才能有更多的机会争取顾客。如果我们想要做一份完美的报价单的话，都需要注意哪些详细部分呢？

一、情报

兵马未动，粮草先行。做任何事情都要尽量谋定而后动，先做好准备工作。手中掌握的信息越充分，就越容易做出准确的判断。中国人常说谋事在人，成事在天，这第一步自然是通过各种讯息积极谋划才有成功的可能。

比如报价，如果不知道客户的公司规模，不知道客户的企业性质，不知道客户的目标市场，不知道客户的销售价格，不知道客户从事的行业。不知道客户过去的采购渠道，不知道客户的市场策略，试问：这样的报价怎么能赢得客户的心呢？就像赌博一样，随机性太强。

所以说准备工作的时候，必须好好研究客户的公司背景、资金实力、预期采购量和年采购量、目标市场、海关政策、进口关税、市场潜力等，然后做出综合评估，找到方案和切入点，再做出“准确”报价。

请注意“准确”两个字，我加了引号，并不是指价格低，也不是指价格合理，而是报价要为客户量身定做。对不同的客户采用不同的方案，要有针对性，要字里行间体现自己的专业和公司的优势，只有这样才能引起客户更大的兴趣。所以在报价之前，这些幕后工作是不能偷懒的。

二、图片

报价单里面最重要的不是内容，也不是价格，而是一张好的图片。图片相当重要，拍摄的角度、光线、图片的大小、色调、尺寸等等都很有讲究。因为一般来说，客户打开报价单，第一眼看到的就是图片，其次是价格，然后在随便看看描述和外箱资料等，如果还有时间才会看看其他内容。

图片是直观介绍自己产品的武器，这个武器用好了，在外贸过程中是无往不胜的。很多供应商在报价这个环节输掉，往往不是输在产品上也不是输在价格上，而是输在图片上。一张图片没有给客户很好的印象，没有给你们公司加分，甚至扣掉了印象分，对整个开发过程来说是致命的。

假设我的产品是六十分，通过准确的报价单，详细的描述和各种细节的把握，能把印象分达到八十。如果再加上一张精美专业的图片，甚至直接可以创造一百二十分，给客户留下很深的印象。一张好的图片往往能够胜过很多文字描述，因为能给人以实物感，而不是空洞的描述。图片不一定要包罗万象，但是要让客户从图片中得到他想要知道的大部分要素。

比如说我们做一个杯子，我拍一张精美的实物图片，可以看清楚杯子的颜色、光泽、有处理过的背景，不会有反光。杯子的重量尺寸，上下底的直径在图片上都有箭头和详细标注，插入图片之前还要给图片修边控制图片尺寸大小。有必要的话，还要单独拍摄包装图片、外箱图片，然后合成在一张图片里，让客户可以一目了然。

做到这些，才能算是把图片做的比较好了,因为一个报价单里面对于一款产品的报价并不只是一张图片，也可以是photo group （图片组）。这招跟开发信的中级阶段是一个道理，也可以通过一系列图片给人很直观的印象。使人下子就明白了图片里面所包含的所有信息，这样再加上文字的补充，就不大容易有很大的误解，至少也能把误会降低到最低点。

三、价格

我把价格排在图片后面，是根据大部分客户的习惯来划分的。一般来说点开一份报价单，第一眼看到的或者选择去看的一般都是图片，然后紧跟着就会去看价格，接着再看其他东西，如果还有必要的话。如果没有图片或者没有好的图片，价格就会显得很空洞，很难有强大的说服力。

以我自己为例，如果图片不够好，价格又相对较高，即使内容很丰富的情况下，客户也未必有时间和兴趣去看报价单里面的详细描述，估计就直接关掉点开别人的看了。人都是主观的，很多时候看到一个产品的图片就会在脑海里有一个印象，这东西不错，或者这东西给我很cheap item（便宜货）的感觉。

如果这个供应商的图片没有拍好，会让我觉得他东西很劣质。如果再有很高的价格，估计我连详细描述都不会去看了。即使他的东西很好、品质出众、通过了多种测试等等，但是我没有兴趣认真看下去就会很冤枉的被淘汰了。

另外报价要准确，不能太高，当然也不能太低了。在做好前期调查工作的前提下，准确的报价是必须的。根据商业管理,报价出去就相当于发出一份要约，一旦对方确认，合同实际上就已经成立了。这个时候如果跟客户说"对不起，我报错价格了"，客户会怎么想？就算不认为你出尔反尔，也会觉得你的公司没有什么信誉可言。

所以，价格的核算要考虑到尽可能多的信息，要考虑到汇率问题，还要考虑到原材料的市场状况和人工成本的情况。如果原材料波动很大，或者汇率近期内不稳定，为了维持报价有效期，保持自己的诚信和专业，那就有必要在remarks（备注）里加注附加条款。比如这个价格，基于原材料的那个价格区间，当原材料浮动超过多少个点，我们需要调整价格。报价还基于人民币和美元之间的哪个结汇点上，如果汇率浮动超过多少个点，我们也需要调整价格等等。

只要你把这些影响价格的因素事先考虑进去，放在备注里。一旦你到时涨价，只要有理由且事先告知，客户就算不高兴，也不会觉得你不专业，没法抓你把柄。

根据我的习惯，我平时给客户报价，一般都会把有效期延长到一年甚至更久。这样客户有充分的时间来做市场方案以及安排采购计划。因为客户很忙，没时间经常为了价格跟你bargin（讨价还价），如果价格报过去了，有效期很短，或者不写有效期，客户跟终端客户商量了几个月。最终准备下单了，你又告诉他，对不起，我们要调整价格了，客户会崩溃的。

四、内容

除了图片和价格之外，剩下就是内容了。一般来说内容要尽量丰富，要考虑到客户需要的各种信息。如果客户是中间商，要和他的终端客户讨论，那完整的description 和外箱信息、测试、备注等都相当重要。因为内容不够，客户可能就没法进展下去，也有可能和你的同行紧张下去。在这个时候不能偷懒，还需要换位思考。如果你是采购商，你需要掌握哪些资料？

如果你卖的是电磁炉，你的目标客户是美国人，那一般来说应该好好检查一下自己的报价单是否包含以下内容：品名、货号、尺寸、重量、功率、功能、材料、认证、测试、是否有第三方报告、能否通过drop test（摔箱测试）、产品使用年限、包装资料、毛净重、体积、装箱量等等。

尽量要把内容补充完整，让客户看了以后，不仅没有这方面的问题可问，还觉得你解决了他很多不知道的问题，给了他很大的帮助。这才是一个训练有素的销售人员需要做的。千万不能像挤牙膏一样，什么事情都不说，都要别人问，客户问一句才答一句，效率就太低了，也会影响到客户对业务员的印象，甚至导致直接终止合作。

五、细节

不管写开发信也好，谈判也好，业务过程中的各个环节我都在强调细节的重要性。在外贸行业里，一个订单的成功可能是运气，但连续的成功就必须归属于业务人员和业务团队的专业性。要做到专业，对于细节的把握就必须精益求精甚至苛刻。

没有人天生很仔细，也没有人天生就很懂客户，都是靠后天的努力和不断的摸索来提高的。日本人很注意细节，所以在亚洲国家里，日本公司对于产品和过程的把握就近乎苛刻，这为他们赢得了良好的声誉。国内的很多工厂都喜欢请日本人来管理，就是看重他们对于生产过程中细节的把握，无形中就提高了工厂和产品的层次，更容易赢得客户的赞赏。

在我看来，报价的时候，对于细节的把握，最考量的一个业务员的个人能力。比如图片要控制多大、报价单是不是把打印区域设置在一页里面、客户能不能打开你的文件格式，应该用什么样的字体，段落和颜色怎么设置，如何使客户不忽视里面的重要内容？如果价格根据不同数量有巨大差异，报价单里怎么体现？多个产品的报价如何整理？

如果这些细节都能够很好地把握，随手就能够做出一份漂亮、简洁、准确、美观的报价单，这样就称得上专业了。

上面的我不是报价是必须注意的，缺一不可。尤其对于新客户的开发，如何抓住对方的眼球，爆出合理准确的价格是吸引客户的关键。而且字里行间要不断体现自己的专业，让客户情不自禁的赞赏，觉得你远远比你的同行professional，你就已经在谈判中抢占先机了。

两强相争勇者胜，两勇相争智者胜。那两智相争呢？就看谁更专业、谁对细节把握更好、谁更能抓住客户的软肋，要让客户感觉到你的努力，感觉到你的专心、专注和专业。

报价单是很难回避的一个问题。很多时候报价单做的好坏，直接影响客户对于一个业务人员的观感，这种印象很重要，尤其是对于没有直接见面的客户，邮件、报价单都会直接影响客户的判断。很多时候业务员一偷懒，客户可能就会觉得这个人不专业，或者是这个公司不行，业务员就会失去很多宝贵的机会。

所以制作报价单必须细致，要注意细节，要考虑客户可能会关注的一些东西，比如图片、价格、包装、体积和装箱量，比如hs编码、进口关税等等。不同国家又会有不同的侧重点。如果在一封报价单上能让客户一眼就感觉到你们很专业，你们很了解他们的市场。客户怎能不对你们有一个好的印象呢？

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