如何管理外贸客户的沟通时间

在我们与海外客户沟通过程中，把握好与客户沟通的时机就是把握客户能否成交的关键点。如果我们的潜在客户在第一次与我们沟通的时候回应积极，那这一单可以说是八九不离十了。但是很多时候，我们外贸员却连一个明确的“NO”都得不到，亦或者你的开发信息直接石沉大海。所以我们开发潜在客户的时候总是需要外贸人员的不断跟进。

这时就产生了一个问题，我们应该在什么时候放弃一个客户呢？在我们外贸业务员放弃一个潜在客户之前，外贸人员应该和他沟通多少次？这些信息又应该什么时候发出？

下面小易就给大家聊一些关于我在客户开发过程中总结的经验。

沟通次数

首先我们需要澄清一下“沟通”这个概念。这里的“沟通”指的是一个语言消息、一封电子邮件或者一次有详细记录的电话联系甚至是约见面谈。通常情况一下一次社交媒体回复不算是沟通，因为这一类沟通留下的信息一般比较少。

根据统计数据来看，下一次的沟通带来的回复率和签约率往往比上一次高。但是这一回复率的增量在第五个沟通点会到达峰值，之后逐步衰减。换句话说，第七次沟通往往不会比第六次沟通的效果好太多，但是第五次沟通的效果就会比第四次好很多。所以，按照数据来看，比较合适的沟通点数量是五个。

不过，关于这个数字，也有一些需要注意的地方。

第一，对不不同产业中的不同客户肖像来说，最佳的沟通点数量是会变化的。

也许对于有些客户来说，三次或者七次沟通能够达到更好的效果，因此你必须自己收集数据，根据实际情况测试效果。

第二，为了保证沟通点数量测试的准确有效，你需要在测试期间对每一位客户都保证一定的沟通次数。

很多外贸人员都根据买家情况的不同而改变沟通的次数，但是如果你没有达到预定的跟进次数就放弃的话，你怎么知道以后的跟进效果会不会更好呢？你可以在一开始依赖我们给出的宏观数据，但是属于你自己行业的最有效数据，是需要你自己去发现的。

沟通时机

沟通的效果在一天、一周和一个月之内都有一定波动。

依照目前的统计数据，最理想的时机是：

一天之中：下午三点左右（电话），整点前后（邮件）；

一周之中：周四与周五；

一月之中：每月28-31号；

绝大多数外贸人员在每周或者每天的一开始就开始与他们的客户沟通，但是一般而言，这不是一个合适的时机。因为绝大多数人在此时都在准备安排一天或者一周的工作，然后按照相应的顺序开始着力于眼前优先级最高的工作。

因此，他们其实是没什么心思回复我们电话的。如果你相对晚一些的时候，手上最紧急的事情已经处理完了之后，或者在他们相对放松的时候打电话去，自然会收获比较好的沟通效果。

至于开发邮件，你可以在一天的任何时间写，但是发的时机则需要你的注意。

如果你希望自己的邮件刚好在对方打开邮箱时收到，或者至少出现在最近收件列表的前12封之内，经验是最好在整点的前后5分钟发。因此整点前后的5分钟往往是收件人等待开会或者刚刚开完会的时间，这一段时间的邮件点击率会明显地高于其他时刻。

当然，其他的广告邮件往往也会选择整点时刻推送，因此可以适当绕开整点时刻而选择其前后的一段时间。如果你实在觉得记时间很麻烦的话建议你买一个有全球各国时间的台历来进行区分，或者你还可以使用易云邮系统，设置境外发送时间定时发送，易云邮构建了专属的境外邮局，配套境外邮件发送系统，这样一来就几乎就不会遇到退信问题了，毕竟要用聪明的工具做聪明的事。

另外，你该如何安排你的每一次沟通的间隔呢？许多外贸人员过早地把自己的沟通次数用完了。他们第一天沟通两次，过几天再一次，过一个多星期再一次，最后月底再一次。这种安排其实是在告诉客户，你们并不是十分急切地想要和他们联系。

建议尝试一下完全相反的方法，在第一次沟通后等待较长的时间，然后每一次沟通的是上一次的一半。

比如，我们可以使用下面这样的时间表：

初次沟通：2月4号

二次沟通：2月16号(12天以后)

三次沟通：2月22号(6天以后)

四次沟通：2月25号(3天以后)

五次沟通：2月27号(2天以后）

当你沟通次数越来越频繁，能够给客户一种越来越紧迫的感觉，这样他们会回复你的意愿会更强一些。

沟通管理方式

如果公司有专门的客户信息库，那么可以结合GPM的海关数据（https://www.tradesns.vip/）对信息库多加研究一下，如果没有的话，就自己建一个表格或者直接在易之家GPM客户管理系统里添加监控，客户的一举一动都会在你的视野中

一直在普及的GPM客户管理系统就是一种全渠道整合的管理系统，无论是目标公司各岗位员工的邮箱还是社交账号都可以轻松查看，因此也业务沟通也需要能同时在多渠道进行。应该打多少次电话、发多少封邮件，就视行业以及客户的具体情况来定，但是理想情况下，最好每一种渠道都要有都有。

小易的个人经验是，在渠道选择上，用在电话上的力度比邮件稍微重一点，一般会收获最好的效果。因此，如果沟通的次数是五次的话，那么最好三次电话联系，两封邮件这样，当然在三封邮件两次电话，或者在其中加入一次面谈也未尝不可。

总而言之，不建议的方式是采用单一的沟通渠道，或者过度依赖某一渠道。保持多渠道的平衡是比较好的策略。

如果你有足够的时间和精力，强烈建议您亲自测试一番。给每一个客户打五次电话、发五封邮件，当然你要安排好时间以及分配好每一次沟通的方式，你的沟通效果一定会变得更好。但是这么做的更重要的原因是，能够通过多次沟通，测试出在一天、一周和每个月的哪些时间中，你的沟通可以取得比较好的效果。另外还可以发现多少次沟通对于你来说是效率最高的数字。

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